DSGVO | Datenschutzrichtlinie

der excim Management Consulting GmbH

Durch die DSGVO kommen zahlreiche Pflichten auf Unternehmen zu, die dem Datenschutz und dabei insbesondere dem Schutz persönlicher Daten dient. In unseren Branchen Unternehmensberatung und Interim Management gehören Anforderungen an die Vertraulichkeit und den Umgang mit Informationen zu den Grundwerten, die mit der gesetzlichen Schweigepflicht in anderen Branchen vergleichbar ist.
In dieser Datenschutzrichtlinie wird erläutert, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wie wir Ihre Daten nutzen und wie wir Ihre Daten vor dem Zugriff Dritter schützen. In dieser Datenschutzrichtlinie wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, nutzen und verarbeiten und wie wir dabei unseren gesetzlichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber nachkommen. Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihre Datenschutzrechte zu schützen und zu wahren.

1. Geschäftstätigkeit der excim Management Consulting GmbH

Die excim Management Gesellschaft ist auf folgenden Geschäftsfeldern tätig:

• Unternehmensberatung
• Interim Management (Manager auf Zeit)
• Vermittlung von Beratern und Interim Managern für eigene projektbezogene Einsätze, sowie Projekte unserer Geschäftspartner (kein AÜ, keine Zeitarbeit, keine Personalberatung)
• Vertrieb und Implementierung einer Methoden-Toolbox für Projektmanagement-Anwendungen

2. Personen bzw. Unternehmen, deren Daten verarbeitet werden

Daraus ergeben sich die relevanten Geschäftspartner bzw. personenbezogenen Daten. Diese sind Daten folgender Gruppen:

• Bestehenden Kunden
• Potentiellen Kunden (im Rahmen unserer Akquisition)
• Weitere Geschäftspartner, wie Kooperationspartner in bestimmten Fachthemen, Verbände, etc. (beispielsweise M&A-, Private Equity oder Beteiligungsgesellschaften)
• Providergesellschaften (Projektvermittler, Interim Management-Agenturen)
• Sonstigen Geschäftspartnern
• Freie Mitarbeiter: Beraterinnen und Beratern (z.B. freie Mitarbeiter) sowie potentiellen Beraterinnen und Beratern (Bewerberinnen und Bewerber)
• Interne Mitarbeiter: Angestellte in unserer GmbH
• Aufsichtsbehörde

3. Verfahrensbeschreibung der excim Management Consulting GmbH   

Bestehende Kunden
Informationen bestehender Kunden unterliegen höchsten Datenschutzanforderungen, die entweder in Rahmenverträgen oder in gesondert zu vereinbarenden Projekteinzelverträgen genau definiert und zu deren Einhaltung sich die excim Management Consulting GmbH (oft mit der Verpflichtung empfindlicher Vertragsstrafen im Falle eines Verstoßes) verpflichtet hat. Hier gibt es u.a. auch die Verpflichtung zur Rückgabe von Projektdokumenten und auch die Vernichtung von Dokumenten nach Projektabschluss.

Potentielle Kunden
Diese Gruppe sprechen wir als ein auf wirtschaftlichen Erfolg fokussiertes Unternehmen im Rahmen unserer Akquisition neuer Beratungsprojekte oder auch Interim Mandate direkt an. Dem geht in der Regel eine themenorientierte Recherche nach Unternehmen und Entscheidern in diesen Unternehmen voraus (Internet-Recherche sowie die Nutzung von bereits recherchierten eMail-Adressen in der Wirtschaft bzw. im öffentlichen Sektor). Wir stellen unser Leistungsportfolio dar und bieten spezielle Lösungen für Themen (z.B. Digitalisierung oder SAP Projektmanagement) an. Dabei nehmen wir mit aufwendigen Papier-Mailings oder mit elektronischen Mailings vor. Personen, die mehr erfahren möchten oder uns zu einem persönlichen Gespräch einladen, sehen wir als an unsere Dienstleistungen interessierte Personengruppe an. Personen, die von einer Email-Verteilerliste gestrichen werden möchten, werden entsprechend als Datensatz gelöscht.

Weitere Geschäftspartner, wie Kooperationspartner in bestimmten Fachthemen, Verbände, etc.
Darunter sind beispielsweise M&A-, Private Equity oder Beteiligungsgesellschaften zu verstehen, mit denen wir geschäftliche Kontakte pflegen oder suchen. Die privaten Daten beschränken sich auf deren üblichen Kontaktdaten (in der Regel die Angaben, die auch in einer Autorsignatur einer Email zu finden sind, wie Name und Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Darüber hinaus werden keine Daten gespeichert, die nicht auch von der Person selbst im Internet (auf der Website des Unternehmens, auf Business Social Media Portalen, wie XING, LinkIn, etc. zu finden sind). Eine Weitergabe dieser Informationen an Dritte findet nicht statt.

Providergesellschaften und sonstige Geschäftspartner
Darunter sind Projektvermittler und z.B. Interim Management-Agenturen zu verstehen. Hier speichern wir lediglich die o.g. Kontaktdaten. Es gilt hier und auch bei allen anderen folgenden Personengruppen stets der Grundsatz, dass keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben werden. Unter „sonstigen Geschäftspartnern“ verstehen wir andere Lieferanten, als die, die in unserer direkten Wertschöpfungskette Leistungen erbringen. Beispielsweise Lieferanten für Papierdruckleistungen, Steuerberater, Rechtsanwälte.

Freie Mitarbeiter
Die excim Management Consulting GmbH wurden von mehreren Partnern gegründet und beschäftigt fest angestellte Mitarbeiter. Die Projekte bzw. Interim Mandate werden entweder direkt von den Partnern oder zusammen mit freien Beraterinnen und Beratern durchgeführt. Diese rechnen ihre Honorare an die excim Management Consulting GmbH ab. Hier werden umfangreiche Unterlagen in Papier bzw. elektronisch gespeichert, wie dies auch bei „Bewerbern“ bekannt ist: Lebenslauf, Projektliste, Referenzschreiben, Zeugnisse, Fotos, etc. Diese Daten werden elektronisch gespeichert und entsprechend den Aufbewahrungsfristen an sicherer Stelle archiviert. Eine Weitergabe der Daten erfolgt lediglich in dem branchenüblichen Umfang und ausschließlich nach Einwilligung der freien Mitarbeiterin bzw. des freien Mitarbeiters. Wer als Sub-Unternehmer der excim Management Consulting GmbH ein Angebot auf eine Anfrage der excim abgibt, schließt im Erfolgsfall einen Vertrag mit uns, wie dies bereits weiter oben beschrieben wurde. Eine Weitergabe eines Lebenslaufs (Berater-Profil, bzw. Interim Manager-Profil) erfolgt ausschließlich nach vorheriger Zustimmung durch den bis dahin noch potentiellen freien Mitarbeiter. Auch wenn ein Profil anonymisiert (ohne Namen und ohne Angaben, die auf den Berater Rückschlüsse ziehen lassen könnten) einem potentiellen Auftraggeber der excim vorgelegt werden soll, erfolgt dies nicht ohne vorherige Zustimmung des bis dahin noch potentiellen freien Mitarbeiters.

Kommt es zu einer vertraglichen Zusammenarbeit, müssen selbstverständlich Angaben, wie Vor- und Nachname des Sub-Unternehmers auf den Ausgangsrechnungen der excim Management Consulting GmbH an unsere Kunden stehen, damit der Berater mit seinem Leistungsnachweis in Verbindung gebracht werden kann. Adressdaten, wie z.B. Wohnort etc. sind hier schon garnicht mehr zu finden, weil dies nur im Vertragsverhältnis excim – freier Mitarbeiter relevant ist.
Alle v.g. Angaben werden nur intern auf den Rechnern der excim Management Consulting GmbH verwaltet und (außer wie oben beschrieben) nicht an Dritte weitergegeben.

Bewerber
excim Management Consulting GmbH erhält Initiativ-Bewerbungen von potentiellen Beraterinnen und Beratern. In der Regel greifen wir auf unser über viele Jahre aufgebautes persönliches Netzwerk (kein IT-Netzwerk) zurück, in dem wir Professionals direkt anrufen und ihnen eine freie Mitarbeit anbieten oder diese über die üblichen Internet-Kanäle auch gezielt für unsere Kundeneinsätze recherchieren und dann direkt kontaktieren. Auch in diesem Zusammenhang findet keinerlei Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte weiter. Sollten wir von einem Dritten angesprochen werden, ob wir einen geeigneten Kandidaten kennen, der für dessen Projektthema die benötigte Fachkompetenz mitbringen würde, sprechen wir zunächst unseren „Kandidaten“ an und geben niemals dessen Daten ohne vorheriges Einverständnis der Person weiter.

Interne Mitarbeiter / Angestellte in unserer GmbH
Die excim Management Consulting GmbH beschäftigt Angestellte, mit denen übliche Arbeitsverträge geschlossen wurden und in denen die üblichen personenbezogenen Daten gespeichert werden.

Aufsichtsbehörden
Unter Aufsichtsbehörden ist das Finanzamt, die Sozialversicherungseinrichtungen und z.B. die Industrie- und Handelskammer zu verstehen. Unser Accounting ist an eine angesehene Steuerkanzlei mit Sitz in München ausgelagert und wird von unserer Geschäftsführung kontrolliert. Personenbezogene Daten sind hier ausschließlich Rechnungsempfänger/Kunden, deren Adressdaten sowie bei Angestellten deren Adressen, Geburtstage und Steuerklassen (analog den gesetzlichen Bestimmungen) der Angestellten.

4. IT-Verarbeitungskonzept der excim Management Consulting GmbH

Die excim Management Consulting GmbH empfängt, versendet und ergänzt Informationen über die Microsoft Office Produkte Outlook und per Post (z.B. bei Verträgen oder Mailings). Die wesentlichen Arbeitstools, mit denen Daten erstellt, bearbeitet oder empfangen werden sind MS Word, MS Excel, MS PowerPoint bzw. PDF-Dokumente.
Wir arbeiten mit keiner Online-Plattform, die im Zusammenhang mit der DSGVO besondere Schutzmaßnahmen bedingen würde.

Wir verlinken keine personenbezogenen Daten mit sozialen Medien, wie z.B. Facebook.
In sozialen Medien sind lediglich die „Profile“ der excim-Partner, nicht jedoch durch excim Informationen, auch keine personenbezogenen Informationen, über die o.g. Personengruppen zu finden.
Unsere Website wurde bei dem Webhosting Anbieter STRATO.de von excim selbst erstellt. Wir verwenden keine Cookies. Bei STRATO können Reports über Besucher auf unserer Website standardmäßig analysiert werden. Die Website wird automatisch verschlüsselt. Dieses Reporting wird von STRATO über Millionen Nutzer angeboten und obliegt nicht der Verantwortung der excim Management Consulting GmbH. Eine personenbezogene Auswertung ist nach unserem Informationsstand nicht vorgesehen. Sollten diese Möglichkeiten doch bestehen, nutzen wir diese jedoch nicht, weil dies keinen Mehrwert für unsere Akquisition darstellen würde.

In- und Out-Prozesse
Die Verarbeitungsprozesse lassen sich wie folgt kurz beschreiben:

• Personenbezogene Daten finden sich auf eingehenden Bewerbungen, die uns ausschließlich über Outlook zur Verfügung gestellt werden. Aus Beraterprofilen erstellen wir nach Rücksprache mit dem Kandidaten ein individuelles Angebot für unsere (potentiellen) Kunden. Der Kunde erhält selten ein anonymisiertes Profil, meist eines mit dem Vor- und Nachnamen sowie dem Alter und der Qualifikation des Kandidaten. Gleiches gilt für umfangreiche Projektangebote oder Ausschreibungen an denen die excim Management Consulting GmbH teilnimmt. Die Angebotsunterlagen werden entweder persönlich ggü. unseren Kunden präsentiert und dann in Papierform übergeben oder auf elektronischem Wege (Outlook Attachement) nachgereicht.
• Personenbezogene Daten werden in allen HR-Prozessen analog den gesetzlichen Vorschriften verarbeitet. Vgl. Angaben oben im Text.
• Personenbezogene Daten (Adressdaten) werden im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für eingehende Honorar- und Nebenkostenabrechnungen verarbeitet. Dies erfolgt auf den mit Firewall geschützten excim Rechnern und im geschlossenen System der von uns beauftragten Steuerberatungskanzlei.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten kann aus unserer Sicht daher ausgeschlossen werden. Allerdings sind wir keine auf IT-Datenschutz spezialisierten Experten und können unsere Haftung auch nicht auf diesen Bereich ausweiten.

5. Datensicherheit

Obwohl wir zum Schutze Ihrer personenbezogenen Daten unser Bestes tun, sollten Sie wissen, dass die Übertragung von Informationen über das Internet nicht vollständig sicher ist und wir die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Informationen, sobald diese auf die Webseite oder an Dritte übermittelt werden, nicht garantieren können. Jede Übertragung erfolgt also auf Ihr eigenes Risiko hin. Wir wenden strenge Verfahren und angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, an, um nicht autorisierten Zugriff, das Löschen oder die Übertragung dieser personenbezogenen Daten nach Möglichkeit auszuschließen.

6. Ihre Einwilligung in die Datenschutzvereinbarung / nach DSGVO 

Die Verarbeitung Ihrer Daten dient also der direkten Geschäftstätigkeit, denn wir können unseren Kunden keine Beratungsprojekte anbieten oder Ihnen Projekte/Interim Mandate anbieten, wenn wir die Fähigkeiten der Berater und Interim Manager nicht erfassen, speichern bzw. bearbeiten und weiterleiten dürfen.

Mit der Nutzung unserer Webseiten, sowie mit der Übersendung Ihrer Profile/CVs/Lebensläufe bzw. Anfragen oder Angebote willigen Sie in die beschriebene Speicherung und Verwendung Ihrer Daten ein. Durch die Eingabe Ihrer persönlichen Daten erklären Sie Ihre Einwilligung in die beschriebene Verarbeitung der Daten und deren Verwendung. Die haben das Recht, Ihre Einwilligung für diese Aktivitäten zu widerrufen. Sie können dies jederzeit tun.

Eines der Hauptziele der DSGVO besteht darin, die Datenschutzrechte der EU-Bürger sowie von Personen innerhalb der EU zu schützen und klarzustellen. Das bedeutet, dass Ihnen hinsichtlich Ihrer Daten weiterhin verschiedene Rechte zustehen, auch dann, wenn Sie sie uns bereits überlassen haben. Diese Rechte werden im Folgenden genauer beschrieben.

• Das Recht auf Zugriff und Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
• Sie sind berechtigt, eine Bestätigung anzufordern, ob und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. In einigen Fällen können Sie uns auffordern, Ihnen eine elektronische Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zukommen zu lassen.
• Das Recht auf Zugriff und Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
• Sie sind berechtigt, eine Bestätigung anzufordern, ob und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. In einigen Fällen können Sie uns auffordern, Ihnen eine elektronische Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zukommen zu lassen.
• Das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu korrigieren
• Wenn Sie belegen können, dass Ihre personenbezogenen Daten, unsererseits nicht richtig erfasst wurden, können Sie verlangen, dass diese Daten aktualisiert oder anderweitig korrigiert werden.
• Das Recht, Vergessen zu werden/die Daten löschen zu lassen
• Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Sie können jederzeit eine entsprechende Anfrage stellen. Wir werden daraufhin überprüfen, ob Ihrer Anfrage entsprochen werden kann, da dieses Recht mit anderen gesetzlichen Rechten und Pflichten kollidiert und wir möglicherweise verpflichtet sind, Daten aufzubewahren. In Fällen, in denen Aufbewahrungsfristen einer Löschung nicht entgegenstehen, werden wir Ihrer Anfrage unverzüglich nachkommen.

Wenn Sie sich im Zusammenhang mit diesen Rechten an uns wenden möchten, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt unter info@excim-consulting.de auf. Wir werden uns bemühen, Ihre Anfrage schnellstmöglich, zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass wir Aufzeichnungen unserer Kommunikation aufbewahren können, um von Ihnen angesprochene Probleme besser lösen zu können.
Wir müssen also bei unserer Geschäftstätigkeit Ihr Einverständnis in diese Vereinbarung voraussetzen. Dieses Einverständnis können Sie jedoch jederzeit widerrufen.

7. Änderungen an dieser Datenschutzvereinbarung / nach DSGVO 

Die Bestimmungen dieser Richtlinie können sich selbstverständlich im Laufe der Zeit ändern. Da eine aktive Information aller Geschäftspartner und Beteiligten im Umfeld der excim Management Consulting GmbH im Falle einer Änderung dieser Datenschutzvereinbarung sich in der Praxis nicht realisieren ließe, werden wir dies nicht als Bringschuld betrachten. Wir müssten in diesem Fall selbst bei Kleinigkeiten immer wieder eine Zustimmung aller Beteiligten einholen. Der Aufwand würde sich gegenseitig innerhalb der EU potenzieren.

Wir gehen daher von einer Informations-Holschuld aus. Das bedeutet, dass sich der interessierte Geschäftspartner / Beteiligte jederzeit auf der Website der excim Management Consulting GmbH unter www.excim-consulting.de selbst über den aktuellen Stand dieses Dokumentes informieren kann. Wir werden über eine Versionierung auf Änderungen hinweisen. Sollten sich jedoch gravierende und dem Sinn und den Zielen des Gesetzgebers bzw. der Entwickler der DSGVO widerstrebende Änderungen gegeben, sehen wir uns in der Bringschuld Ihr Einverständnis vorab einzuholen.

8. Ansprechpartner bei der excim Management Consulting GmbH

Fragen und Anmerkungen zu dieser Richtlinie sind jederzeit willkommen und richten sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte Frau Michaela Labs unter info@excim-consulting.de.

München, 24.05.2018

excim Management Consulting GmbH
Theresienstr. 1
80333 München